Har du någonsin varit i ett möte, och undrat varför du ens är där? Ännu värre, har du någonsin haft ett möte med en viktig klient vars blick på deras ansikte tyder på att de tänker på samma sätt? Undersökningar visar att organisationer spenderar upp till 15% av sin personalbudget på möten, men de ger sällan mycket produktivitet, med stor ekonomisk förlust, även om det är svårt att kvantifiera. Vi kommer att diskutera vilka åtgärder vi kan vidta för att förhindra att detta händer, genom att möten känns fördelaktiga från början till slutet.
Misstag 1 – Det finns ingen stark agenda
Organisera aldrig eller vänd dig till ett möte utan en detaljerad lista över vad som måste beslutas. Möten uppstår inte bara för skojs skull; de tar upp många dagar så det är absolut nödvändigt att de körs så effektivt och är så produktiva som möjligt. Att inte ha en dagordning kan leda till att mötet går off track och därför tar resten av deltagarnas tid. Håll dig till dagordningen och folk kommer tacka dig för det.
Misstag 2 – Du fokuserar på tiden i stället för uppgifterna
Ett möte bör sträva efter att följa uppgiften inte tiden. Om alla uppgifter är slutförda inom 10 minuter av den tilldelade timmen, borde det inte finnas någon anledning att fortsätta de återstående 50 minuterna. Tiden är dyrbar och måste användas klokt. Med moderna rumsbokningssystem kan vi boka rum för möten och bjuda in personer med ett knapptryck. Om ett möte avslutas tidigt och rummet är ledigt, skulle detta omedelbart visa på programvaran och den återstående tiden skulle kunna tilldelas någon annan. Denna flytande planering gynnas genom att varna människor till lediga rum, vilket ökar deras utnyttjande. En rumsskärm är det perfekta sättet att visualisera alla dessa detaljer, antingen på en smartphone eller på en skärm i receptionen.
Misstag 3 – Det är för mycket folk
Det finns ett ordspråk som säger att ”för många kockar förstör grytan”, och det kunde inte vara mer sant när man syftar på möten. Om du har för många människor som försöker fatta beslut och vidareutlämna sina idéer, kan du ha en större idébank att välja mellan, men det leder nästan alltid till en störning av grupptänkandet. För gruppharmonins intresse är slutresultatet ett irrationellt beslutsfattande resultat. Du måste dock göra en balans med antalet inbjudna personer, beroende på mötets syfte. En bra summa för problemlösning och beslutsfattande är upp till 8 personer, eftersom detta minskar risken för motstridiga insatser.
Även om detta bara är några av de gemensamma mötesfelen, kan det snarare ge upphov till omedelbart märkbara resultat i mötesproduktiviteten. Om du börjar med att korrigera dessa misstag kommer du att ge dig och din organisation en stabilare grund för när du fattar viktiga beslut.
