Det er ikke ukjent for de fleste av oss at man kan bli litt sliten av antallet møter som mest sannsynlig kunne vært en e-post i stedet for. Men møter er en viktig del av hvordan vi jobber sammen på, og derfor er det viktig at vi klarer å skape inspirerende møter som de ansatte har lyst til å komme i, og ikke minst holder konsentrasjonen gjennom. Under skal du få tips til alle delene av møtet, slik at møtene du booker blir de aller mest populære.
Før møtet
Forberedelse er alt. Med møteromsbooking kan du gjøre dette så effektivt som mulig og slippe å investere unødvendig mye tid på det.
- Effektiv møteromsbooking er alfa og omega. Dette gjør det mulig å forberede alt som trengs, slik at det ikke er forsinkelser underveis, og gjør det enkelt å inkludere både folk på kontoret og deltagere via nett. Det gjør det klart og tydelig for alle hva som skal skje, og hva de skal forholde seg, og møte, opp til. Det å bruke effektiv møteromsbooking gjør også at du bruker minst mulig tid på planleggingen.
- Lag en agenda og send denne til deltagerne.
- Hold det kort.
Under møtet
Det å styre møtet er et viktig ansvar, for her kan man virkelig gjøre møtet veldig bra, eller veldig frustrerende.
- Minimer småsnakk som ikke er relevant til emnet.
- Hold deg til den planen du hadde og la de relevante ansatte dele det de har å si. Gi dem uavbrutt taletid og spar spørsmålene til slutt.
- Sørg for at alle har forfriskningene de trenger.
Etter møtet
Det å følge opp etter møtet er noe mange glemmer, men er et utrolig viktig ledd i det å få de ansatte til å føle at møtet var viktig og innsatsen deres ble satt pris på.
- Følg opp med informasjonen som eventuelt er relevant.
- Gi alle det de trenger for å komme videre med jobben på bakgrunn av det møtet dere hadde.
- Si takk for innsatsen. Små ting som dette er noe som hjelper på entusiasmen til fremtidige møter.
